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직장인 라이프/문화/취미

파워포인트부터 키노트까지, 프레젠테이션 프로그램부터 발표 TIP



연말이 다가오면서 크리스마스, 한 해를 마무리하는 송년회, 한 해를 시작하는 신년회 등 많은 약속으로 바쁘죠? 하지만 직장인이라면 연말 성과 보고 및 내년도 사업계획안 혹은 운영 제안서를 작성하느라, 학생이라면 2학기를 마무리하느라 바쁠 듯합니다. 직장인과 학생들에게 문서 작성을 끝으로 ‘열심히 일한 자 떠라나~’라고 말해주고 싶지만, 그들에게 남은 최종 관문이 있습니다. 바로 프리젠테이션 발표!



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예전에는 문서 위주의 작업을 많이 했다면, 최근에는 문서는 기본, 프리젠테이션 발표는 필수라고하는데요, 많은 사람 앞에서 발표한다니… 부담스럽고 떨리는 일이 아닐 수 없는데요, 그래서 오늘은 여러분에게 조금이나마 도움을 드리고자 아주 기초적이고 당연한 이야기지만! 제가 알고 있는 프리젠테이션의 몇 가지 방법을 소개해 드리려고 해요. 혹시 여러분에게 더 좋은 정보가 있다면 댓글로 함께 공유해주세요! ^^




발표에 앞서 프리젠테이션 제작 프로그램을 먼저 소개해 드리려고 하는데요, 필요에 따라 여러 도구를 활용하는 것도 능력! 프로그램마다 장단점이 있으므로 여러분께 가장 좋은 프로그램을 이용하시는 게 좋겠죠? 여러 가지 프로그램이 있지만, 대표적인 프로그램을 먼저 소개해드리겠습니다. ^^




흔히 프리젠테이션이라고 하면 파워포인트를 가리키는 말로 쓰일 정도로 흔한 프리젠테이션 프로그램입니다. 여러 템플릿과 세부적인 기능을 지원하는데요, 프리젠테이션뿐 아니라 간단한 문서를 만들 때도 유용하게 쓰이는 프로그램입니다.



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마이크로소프트 오피스를 구매하거나 오피스 365를 구독했을 때 정식으로 쓸 수 있는 프로그램이며, 가격은 제법 비싼 편인데요, 그래도 이용자가 많은 프로그램이라 손쉽게 문제를 해결할 수 있고, 이용자가 공개한 템플릿 디자인을 활용할 수 있다는 장점이 많은 프로그램입니다. 그리고 혼자 하는 업무 및 과제가 아닌 누군가와 협업한다면, 이보다 좋은 프로그램은 없을 것 같아요!




스티브 잡스가 본인의 발표를 위해 만들었다고 알려진 키노트는 애플의 맥 컴퓨터에서만 쓸 수 있는 프로그램인데요, 정말 많은 템플릿과 프리젠테이션에 유용한 다양한 도구를 지원한다는 장점이 있습니다. 



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애플사의 맥 컴퓨터를 이용하면 추가 비용 없이 쓸 수 있다는 장점을 가진 키노트! 처음에는 평소에 주로 사용했던 파워포인트와 달라 다루기 어렵지만, 손에 익으면 이보다 편한 프로그램도 없을거예요. ^^ 개인적으로 키노트가 손에 익어서 파워포인트보다 자주 사용하며, 프리젠테이션을 만들고 있습니다. 그런데 발표하는 곳에 맥이 설치된 곳이 별로 없어서 mov로 다시 만들거나 PDF로 만들어버릴 때도 많았습니다. 역시 많은 이용자가 있어서 배우기도 쉽고 쓰기 좋은 프로그램입니다. ^^




프레지는 웹을 바탕으로 한 프리젠테이션 도구로, 화면을 독특하게 이동하는 방식을 제공해 다른 프리젠테이션과 다른 스타일의 발표를 할 수 있도록 돕고 있답니다. 로 프로그램을 설치하지 않고 웹을 통해 편집하기 때문에 노트북, 태블릿, 스마트폰에서 모두 편집할 수 있다는 사실! 그리고 여러 사람이 함께 편집작업을 할 수 있다는 점도 장점인데요, 화면 전환이 굉장히 역동적이기 때문에 청중을 단숨에 사로잡을 수 있는 발표를 할 수 있습니다. 게다가 무료! 대신 무료계정에서 만든 프레지는 모든 사람에게 공개되어 다른 사람이 이를 볼 수 있다는 단점이…



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아 참, 프레지는 잘못 구성하면 프리젠테이션이 너무 산만해질 수 있으니, 세밀하게 계획하고 준비해야 하는데요, 학교 이메일(.edu 등…)이 있다면 이를 통해 교육용 계정을 받을 수 있으니 참고하면 좋을 것 같습니다.




자 그럼 발표 자료로 만들 프로그램을 소개해 드렸으니, 제가 배웠던 프리젠테이션 팁을 몇 가지 소개해드릴게요! 무척 일반적인 방법이므로 여러분에게 맞게 적용하시는 게 가장 좋은 방법이라고 생각됩니다. ^^ 사실 제가 배운 건 단 한 가지! ‘덜어내라.’라는 것인데요, 우리가 흔히 KISS의 법칙(Keep It Simple and Short 혹은 Keep It Simple Stupid)처럼 단순하고, 짧고, 누구나 알아들을 수 있게 표현하는 것! 그것이야말로 깔끔하고, 매끄러운 프리젠테이션 발표를 하는 방법이라고 할 수 있습니다.




발표자료의 핵심만 시각자료를 통해 보여주는 게 프리젠테이션이죠? 그런데 프리젠테이션을 만들다 보면 욕심이 생겨서 이 자료도, 저 자료도 함께 넣고 싶어지는… 하지만 원하는 모든 자료를 전부 집어넣으면 산만한 프리젠테이션이 되기 쉽습니다. 그러니 가장 중요한 핵심만 담고, 나머지는 발표 자료나 발표자가 설명하는 방식으로 진행할 수 있어야 한다는 점~ 슬라이드 수도 최대한 덜어낼 수 있을 만큼 덜어내 메시지를 분명하게 전달하면서 동시에 청중이 흥미를 잃지 않도록 하는 게 좋겠죠.



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핵심적인 내용만 보여주는 프리젠테이션! 보여주는 내용은 시각적 이미지를 활용한 수단이 좋은데요, 바로 픽토그램이나 아이콘, 이미지를 이용하는 것입니다. 글씨를 프리젠테이션에 가득 담고, 이것을 발표자가 그대로 읽기 시작한다면 프리젠테이션은 급격하게 지루해지겠죠? 물론 이미지가 너무 많아서 청중이 오히려 혼란스러워하게 해서도 안 되겠지만 말입니다. 이미지를 넣을 때도 알록달록한 배경이 있으면 배경을 잘라내고 필요한 사물에만 집중할 수 있도록 하는 게 도움이 됩니다. 이미지에 숫자를 입력하거나 다른 이미지와 비교를 통해 의미를 분명하게 전달하는 것도 좋은 방법이 될 것 같습니다. 



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발표할 때 습관적으로 군더더기를 말할 때가 많습니다. ‘어…’, ‘음…’ 같은 군더더기 표현이 그것인데요, 이런 군더더기 표현을 프리젠테이션에서 들으면 발표자가 자신 없어 보이고, 쉽게 피로해집니다. 따라서 발표자는 이런 군더더기 표현을 쓰지 않고 청중과 의사소통하면서 발표할 수 있어야 합니다.


필요하다면 잠시 멈추고 청중이 이해할 시간을 줄 필요도 있습니다. 이 모든 과정을 훌륭하게 하기 위해선 발표자가 우선 발표자료를 그대로 읽으면 안 됩니다. 발표 전에 대본은 외우거나 그러기 어렵다면 최소한의 표제어로 된 개요만이라도 외워 유연하게 발표할 수 있어야 합니다.




마지막으로 발표 전에 긴장을 줄이는 방법을 소개해볼까 하는데요, 누구나 낯선 환경에서 청중을 대상으로 발표하게 되면 긴장되고 떨리기 마련입니다. 성격이 소극적이어서 다른 사람에게 이야기하는 행동 자체를 어려워하거나 준비 자체가 부족해서 자신감이 떨어졌을 때, 발표 경험이 적을 때 특히 떨게 되는데요, 저 역시 매우 소극적인 성격이라 발표뿐만 아니라 낯선 사람과 대화를 하면 손발이 벌벌 떨립니다만! 불안감을 조금 낮추는 방법을 간단히 소개해드릴게요. ^^




발표를 앞두고, 저는 모종의 습관이 있습니다. 팔을 굽히며 주먹을 꼭 쥐었다가 팔과 주먹을 쭉 펴주는 동작인데요, 발표하기 전뿐만 아니라 긴장되는 일이 있을 때 습관적으로 하는 행동입니다. 이런 걸 근육 긴장 완화라고 하더라고요! 숨쉬기부터 시작해 손이나 어깨, 팔에서 몸통까지 신체의 근육을 긴장했다가 이완해주는 행동을 통해 몸을 풀어줍니다. 그리고 발표하는 상황을 떠올리면서 긴장을 풀어보려고 노력하는데요, 처음에는 친구에게 이야기하는 장면을 떠올렸다가 익숙해지면 소집단 발표, 나아가서는 대규모 청중 발표까지 천천히 떠올리며 긴장 이완 연습을 합니다. 그리고 지금에 와서는 어떤 상황에 오더라도 습관처럼 몸을 웅크렸다가 펴주면 한결 차분해지는 느낌이 든답니다. ^^




많은 연습은 긴장을 완화하는 데 도움이 되는데요, 처음에는 간단한 연습부터 시작해서 자신의 발표를 녹음했다가 다시 들어보기, 다른 사람 앞에서 모의 발표하기, 리허설까지 수차례 반복해줍니다. 생각보다 많은 사람이 이 연습하기 과정을 가볍게 여긴다는 점에서 놀랐는데요, 발표자료를 보고 프리젠테이션과 맞춰보거나 시간에 맞춰 리허설을 하는 것은 발표하기 전 매우 중요한 부분입니다. 리허설을 하고 안 하고가 발표결과에서 얼마나 큰 차이가 나는지, 직접 체험해보시면 깜짝 놀라실 거에요. 걱정되고 두려울수록 정교한 연습만이 훨씬 좋은 결과를 가져오는 것은 당연한 일입니다. 


발표는 주어진 시간보다 10% 빠르게 마치는 것을 목표로 준비하는 것이 좋은데요, 앞서 말한 것처럼 대본을 그대로 읽는 것은 제일 피해야 할 행동인 것은 아시겠지요? 필요하다면 프리젠테이션 프로그램에 있는 발표자 노트 기능을 적극적으로 활용하시기 바랍니다.





기업이나 단체에서 프리젠테이션이 중요해지면서, 학교에서도 프리젠테이션을 함께 중요한 요소가 되고 있습니다. 아주 간단한 팁이지만, 팁을 내 것으로 만든 후부터는 한결 프리젠테이션에 자신감이 붙고 결과도 더 좋아질 겁니다! 그만큼 당연한 팁이기도 하고요. 발표를 앞둔 분들에게 조금이나나 도움이 되길 바라면, 좋은 결과 있기를 바랄게요! 파이팅 ^^



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