알면서도 놓치기 쉬운 직장인 프레젠테이션 체크리스트 5

프레젠테이션은 일의 마지막이자 시작이기도 한데요. 팀원들이 짧게는 몇 주, 길게는 몇 달을 걸려 매달린 일의 승부가 나는 마지막 관문이자, 프로젝트를 수주해 회사를 키우는 새로운 일의 시작이기 때문입니다. 이렇게 중요한 프레젠테이션의 준비와 발표 현장에 이르기까지! 꼭 챙겨야할 체크리스트를 알려드리도록 할게요!

스티브 잡스 이후로 이제는 CEO가 직접 프레젠테이션을 하는 모습은 더 이상 낯선 광경이 아닌데요. 하지만 잡스만큼 화제가 되는 CEO들은 나오지 않은 걸까요? 차이는 역할에 있습니다. 스티브 잡스는 ‘발표를 하는 회장’ 이 아니라 ‘발표까지 하는 회장’이었어요. 즉, 과정을 함께한 사람과 결과만 전달하는 사람은 아무리 말을 잘하고 무대 매너가 좋아도 청중에게 금방 들키게 되어 있다는 것이지요. 따라서 발표자는 곧 프로젝트를 처음부터 끝까지 이해하는 사람되어야 청중에게 공감을 불러 일으킬 수 있답니다.

두툼한 자료에 비해 발표해야 하는 시간은 단 10여분 정도인데요. 발표 시간 자체는 20-30분 정도로 여유 있게 주어지는 경우도 있지만 청중이 집중해서 들을 만한 내용이 집약되는 시간을 어림했을 때 결국 승부가 나는 것은 10분 남짓인 셈입니다. 그렇기에 더 많은 내용을 넣기보다 필요 없는 말들을 덜어내고 핵심 메시지를 전달할 수 있는 자료 준비가 중요하답니다!

가장 큰 실수 중 하나가 표지가 화려하면 청중의 기대감도 올라갈 것이라고 생각하는 것인데요. 그러나 표지는 그냥 말 그대로 표지이자 뚜껑일 뿐이랍니다. 내용이 좋다고 박수치는 청중은 있어도 표지 멋있다고 박수치는 청중은 없어요. 그것보다는 핵심을 담은 메시지와 그를 뒷받침하는 자료가 중요하답니다! 청중은 목차부터 쭉 발표내용을 기억하기 보다는 핵심과 임팩트 있는 내용만을 기억하기 때문이예요. 그러니 표지와 목차에 대한 욕심보다는 내실 있는 자료 구성에 대해 고민하는 것이 더 효과적이랍니다.

청중은 발표자의 회사가 얼마나 대단한지보다는 그 회사가 자신들에게 무엇을 해줄 수 있는지에 더 관심이 있어요. 회사소개는 별첨자료만으로도 충분하기 때문에 발표 중에는 간략히 하는 것이 좋아요. 또한, 프레젠테이션 본질만 훌륭하면 회사 정보는 알아서 찾아볼 것이랍니다. 오히려 발표 내용을 다시 한번 정리, 요약하는 슬라이드를 띄우거나 핵심 메시지를 한 번 더 강조하는 슬라이드로 활용하는 것이 훨씬 더 효율적이랍니다.

발표 장소가 머릿속에 있는 상태에서 연습을 하는 것과 무지한 상태에서 하는 것은 큰 차이가 있습니다. 공간을 미리 예상하고 준비한 사람은 발표 당일, 최소한 낯선 공간으로부터 오는 어색함으로 인한 불안에서 해방될 수 있어요. 또한, 현장에서의 장비 체크는 필수랍니다!

가장 먼저 체크해야 할 사항은 노트북의 사용 여부예요. 즉, 우리 회사의 노트북을 사용하느냐 아니면 현장에 설치된 공용 노트북을 사용하느냐 하는 것인데요. 만약 공용 노트북을 사용해야 한다면 아래 정리해 놓은 사항들은 반드시 현장 답사를 통해 확인해야 합니다. 이 사항들은 별것 아닌 것 같지만 최악의 경우 프레젠테이션의 시간을 지연시키거나 실수가 나올 수 있는 부분이랍니다.

■ 현장 답사 시 확인해야 할 리스트

- 파워포인트 버전 확인

- 폰트 설치 여부 혹은 폰트를 설치할 시간이 주어지는지 확인

- 동영상 재생을 위한 코덱(Codec) 설치 여부 확인

노트북 뿐만 아니라 마이크 사용 여부도 중요한데요. 발표 공간이 마이크를 사용해야 할 만큼 넓은 공간인지 아니면 육성으로 커버가 되는 작은 공간인지 파악해야합니다. 육성만으로 가능한 공간이라면 마이크가 필요 없으므로 두 손이 자유로운 상태에서 연습을 해야하니까요. 반대로 마이크를 사용해야 한다면 마이크와 크기가 비슷한 물병 등을 들고 연습하는 것이 좋습니다. 혹은 손에 쥘 필요가 없는 핀 마이크를 사용한다면 역시 두 손이 자유로운 상태에서 연습을 하는게 좋겠죠? 이렇듯, 현장 답사를 통해 최대한 실전과 비슷한 환경에서 연습을 하는 것이 성공적인 프레젠테이션으로 가는 지름길이랍니다!

발표 자료를 띄워주는 스크린의 상태 역시 중요합니다. 스크린의 위치에 따라 발표자의 위치와 동선이 달라지기 때문인데요. 만약 두 개의 스크린이 양쪽에 걸려 있다면 그 점을 고려한 동선을 연습해야합니다. 또한 스크린의 크기가 너무 작다면 슬라이드에 표현되는 텍스트와 이미지는 좀 더 진하고 크게 표현되어야 해요. 스크린의 높이 역시 확인해야하는데요. 계단식 객석이 아닌 수평식 객석의 발표장에 걸려 있는 스크린의 높이가 너무 낮다면 슬라이드 아래쪽에 있는 이미지와 텍스트는 앞사람의 머리에 가려 뒷사람은 보이지 않겠죠? 이렇듯 슬라이드 레이아웃 조정을 위해서라도 현장 답사는 필수입니다!

평소에 잘 안 입던 스타일의 옷을 입고 프레젠테이션을 한다면 꼭 그 옷을 입고 프레젠테이션 연습을 해야합니다. 손동작과 걸음걸이는 물론 가만히 서 있을 때조차도 옷이 영향을 미치기 때문이예요. 실전에서는 긴장감으로 인해 내 몸이 내 몸이 아닌 것처럼 움직이는 경우가 많기 때문이기도 합니다. 또한 평소에 입던 복장이라도 그 옷을 입고 드레스 리허설을 해봐야 이제 실전이라는 기분으로 몰입도 있는 점검을 해 볼 수 있는 기회가 되기 때문이예요.

프레젠테이션은 직장인에게 있어 필수코스인만큼 중요한데요. 가장 기본적인 것만 챙겨도 실수 없이 완벽한 프레젠테이션을 할 수 있답니다! 프레젠테이션을 준비하고 있는 많은 직장인 분들을 한화데이즈 블로그가 응원합니다! 파이팅!

* 이 컨텐츠는 한화그룹 사보 <한화·한화인>에서 발췌했습니다. (사보 보러가기 클릭)