파워포인트MVP가 이야기하는 파워포인트 달인되는 법!

“… 이상으로 발표를 마치겠습니다. 감사합니다”

박과장님의 프리젠테이션은 언제나 봐도 ‘와우~’입니다. 초반부터 청중의 호기심을 사로잡는 말솜씨와 시의적절한 제스쳐, 그리고 발표 내용 등 어느 하나 놓칠 수 없는 부분이기 때문이죠. 여기에 화룡점정()의 필살기가 있었으니 바로 눈을 휘둥그래 만드는 파워포인트 실력입니다. 어떤 때에는 여백의 미를 백배 살리기도 하고, 어떤 때는 온갖 그래프가 질서정연하게 나열되는 모습은 환상이라는 말로도 표현할 수 없을 정도죠.

박과장님의 프리젠테이션이 있을 때마다 무슨 일이 있어도 반드시 참관하고 있는 이대리에게 박과장님은 긍정전도사 노찌롱 그 이상입니다. 박과장님의 파워포인트를 기억해두고 나중에 따라하기도 하곤 있지만 이대리가 작업한 파워포인트는 영~ 어색하기만 하죠.

이런 이대리, 드디어 마음을 먹고 파워포인트 MVP인 수현아빠 배준오님께 직접 물어보았습니다. 어떻게 하면 박과장님처럼 파워포인트의 달인이 될 수 있을까요? 배준오님은 이렇게 이야기하는군요.

“자료정리와 기획이 우선입니다!”

파워포인트 MVP?

Microsoft MVP (Most Valuable Professional) 란 자신의 지식과 기술을 다른 Microsoft 고객과 공유하기 위해 온라인 및 오프라인 커뮤니티에 적극적으로 참여하며 하나 이상의 Microsoft® 제품에 대한 전문 기술을 갖추고 있는 헌신적인 전문가를 말합니다. Microsoft에서 1년 이상의 활동을 4단계 글로벌 심사를 통해서 MVP 자격을 부여하고 있습니다. 현재 PowerPoint MVP는 배준오님을 포함해 전세계 30 여 분 만이 활동을 하고 있습니다.

파워포인트로 골치 아파하고 계시는 전국의 500만 직장인들과 함께 나누고 싶습니다. 파워포인트 MVP가 이야기하는 파워포인트 달인되는 방법!

어서 빨리 파워포인트 전문가가 되고 싶은 이대리, 배준오님에게 다짜고자 묻습니다. 도대체 파워포인트가 뭐죠?

배준오 : 파워포인트는 이미지와 멀티미디어적인 요소를 함께 포함하여 프레젠테이션 시에 발표자의 전달내용을 시각적으로 표현하는데 있어 도움을 주는 슬라이드웨어(Slideware) 입니다. 파워포인트가 가지는 가장 큰 장점은 기타 오피스 프로그램인 워드, 엑셀 등 비즈니스 업무에 사용되는 프로그램과의 호환성이라고 할 수 있습니다.
아하, 워드, 엑셀 등과도 쉽게 호환이 될 수 있는거였군요. 이럴 줄 알았다면 파워포인트에서 다시 표만들고, 글자 입력할 필요가 없었다는 것을 깨닫게 된 이대리였습니다.

그런데… 이제 막 파워포인트에 발을 들여놓은 이대리가 엄한(?) 질문을 하는군요. “전문가처럼 멋진 파워포인트를 만들고 싶어요. 가장 중요한 것 무엇인가요?” 네발로 기는 아이가 뛰고 싶다고 조르는 격이지만, 배준오님은 차근차근 말씀해주십니다.

배준오 : 일반사람들과 전문가들의 가장 큰 차이점이라고 한다면 전달하고자 하는 핵심메세지를 어떻게 효과적으로 표현하는지에 대한 부분일 것입니다. 어떤 사람들이 보더라도 발표자가 전달하는 메시지를 한 눈에 파악할 수 있는 파워포인트를 작성하시면 누구라도 ‘전문가’라는 호칭을 얻으실 수 있을 것입니다.

아, 한 눈에 메시지를 이해할 수 있게끔 만드는 것이 전문가로 가는 지름길이었군요. (끄덕끄덕) 좀 더 자세히 알고 싶은 분들을 위해 파워포인트 초급, 중급, 고급 각각 단계별로 염두해두어야 할 사항이 무엇인지 여쭤보았습니다.

◆ 초급 (이제 막 파워포인트를 배워나가는 직장 초급생)

“파워포인트의 목적을 이해해야 합니다”

직장 초급생 분들께 부탁 드리고 싶은 첫 번째 부분은 올바른 파워포인트의 사용에 대한 부분입니다. 파워포인트는 앞서 말씀 드린 바와 같이 프레젠테이션을 위한 슬라이드웨어입니다. 파워포인트를 워드와 같은 문서작업용으로 사용하는 경우가 많은데 사용목적이 전혀 다른 프로그램이므로 잘못된 사용을 하지 않아야 할 것입니다.
두 번째로 작업에 앞서서 파워포인트부터 실행하지 말라는 것입니다. 파워포인트 작성 전에 내가 이야기해야 할 부분에 대한 자료정리와 기획적인 부분이 반드시 우선되어야 합니다. 이 작업이 완료된 다음에 파워포인트 작업을 시작해야 합니다.


◆ 중급 (본격적으로 파워포인트로 문서 작업을 시작하는 대리)

“논리적인 구조, 확인하셨나요”

직장인에게 있어 파워포인트는 곧 야근이라는 인식(파워포인트 = 야근)이 매우 큰 듯 합니다. 직장인이라면 파워포인트 작성하다 밤을 지새워본 경험이 상당히 있을 것입니다. 야근을 하게 되는 여러 가지 이유가 있겠지만, 작성한 파워포인트를 상사께 보고하면 한 번에 OK를 얻어내기가 매우 어렵기 때문입니다.
한번에 OK를 얻지 못하는 이유로는 파워포인트 작성시 구조가 논리적이지 못하다라는 것이 가장 큰 부분을 차지하고 있습니다. 문서에 포함된 내용의 대부분은 ‘사실’과 ‘주장’이란 두 가지 요소만을 가지고 있습니다. ‘사실’의 경우에는 입증이 불필요하지만 해당되는 근거를 항상 제시할 수 있도록 준비해야 합니다. 작성한 내용이 ‘주장’ 인 경우라면 반드시 그 ‘주장’을 입증하는 사실이 뒷받침되어야 하며 적당한 양이 반드시 포함되어 있어야 합니다.
그러한 다음에 ‘사실’과 ‘주장’의 관계를 정리하고 어떠한 순서로 이야기해야 할 지에 대한 스토리라인을 잘 구성해야 합니다. 이러한 모든 것들이 논리적인 구조를 잘 갖추고 있는 문서의 필수조건입니다. 문서작업을 많이 하는 대리님들이 꼭 알아야 할 사항입니다.


◆ 고급 (파워포인트 기본기능 마스터 끝. 자신만의 파워포인트 스타일을 만들어가는 과장)

“이제는 가이드라인을 만들어야 할 시기!”

직장의 중간관리자 과장님들께 꼭 말씀 드리고 싶은 부분은 그 동안 익히신 노하우를 기반으로 하여 각 팀 별이나 부서의 문서 가이드라인을 만들어두라는 것입니다.
문서를 작업하는데 있어 대부분 불필요하게 많은 시간을 소요하는 부분이 문서의 치장(디자인이 아닌 데코레이션<decoration>)에 있습니다. ‘보기 좋은 것이 먹기에도 좋다’라는 속담도 있지만 많은 문서들이 내용적인 부분보다 겉보기 치장적인 부분에 많은 부분을 할애하고 있다는 점이 매우 안타까운 현실입니다.
따라서 중간관리자 과장님들께서 각 팀 별 또는 부서별로 해당 템플릿과 문서작성 가이드 라인 등을 작성해 놓으신다면 문서작성 업무를 하는 팀원들이 훨씬 내용 중심적으로 문서를 작성하는데 큰 도움이 될 것입니다.

오늘 정말 많은 것을 배우고 느낀 이대리. 파워포인트가 더 이상 두렵지 않다고 생각하는데요. 여기서 살짝 욕심이 납니다. 박과장님 앞에서 자랑하고 싶어진 것이죠. 우물쭈물하는 모습을 보고 배준오님께서 귓속말로 살짝 이야기하시네요. 흐흐 고마우셔라~

배준오 : 직장에서 유용하게 사용될 만한 팁 하나를 소개해드릴께요. 파워포인트 2007 버전부터 SmartArt 기능이 제공되고 있습니다. 대부분 사용자들이 SmartArt를 삽입 리본메뉴 > SmartArt 선택 후 텍스트를 입력하고 있습니다. 파워포인트를 잘 제대로 사용하고 있는 사람들의 경우에는 텍스트를 먼저 입력한 다음 홈 리본메뉴 > SmartArt로 변환 기능을 이용해서 아주 빠르게 작업을 하고 있습니다.

파워포인트 2010 버전부터는 그림도구 서식 리본메뉴 > 그림레이아웃 기능을 이용해서 훨씬 강력한 SmartArt 기능을 제공하고 있습니다.

이제 어느 정도 만족했다는 미소를 짓는 이대리에게 배준오님이 한 마디 더 남기시네요. 혹시나 실수가 있을까 걱정되셨나봐요. 이대리와 같이 초보자가 쉽게 하는 실수 그리고 예방법은 무엇일까요?

배준오 : 초보 파워포인트 사용자가 가장 실수를 많이 하고 있는 부분은 문서 작성 시에 해당 문서의 백업을 제대로 하고 있지 않는다는 점입니다. 최근 멀티미디어 요소를 활용한 파워포인트 작성이 늘어나고 있고 파워포인트에서도 그러한 기능을 쉽게 제공하고 있습니다. 하지만 용량부분이 많이 늘어나고 있는 등의 문제 때문에 파워포인트 오류가 늘어나고 있기도 합니다.
이러한 경우에 원본 파일을 백업해 두지 않고 있다가 곤란에 빠지는 경우가 많이 있습니다. 가능하다면 주기적으로 문서를 백업해서 관리하는 것이 매우 좋습니다.

배준오님에게 파워포인트의 진수를 배운 이대리, 외형만 따라했던 과거는 반성하고 핵심 메세지를 확실하게 전달해야겠다는 다짐을 해봅니다. 여러분은 어떤 부분이 가장 깊게 와 닿으셨나요?

배준오님은..

15년 간 직장생활을 하다가 현재는 프레젠테이션 기획/스킬, Technical writing, SNS, Medical Conference Presentation 등의 강의를 하며 제 2의 인생을 살고 계십니다.
강의 전부터 관심을 가지고 꾸준히 운영하던 ►블로그◄를 통해서 수현아빠라는 닉네임이 더 많이 알려져 있으며 2011년 파워블로거 선정, 2010년 네이버 파워지식인, 그리고 2009, 2010년 네이버후드 어워드 오픈캐스트 부문 FINALIST로 선정되기도 하였습니다.
어디선가는 누군가에 의해 유용하게 자신의 교육 내용이 활용되고 있을 거라고 믿는 그는 이렇게 이야기 합니다.

“그 믿음은 저를 더욱 활기 있게 하고 한편으로는 겸손하게 합니다.”  

잠깐, 최근 한화채용이 매우 활발하게 진행되고 있는 것 아시죠? 서류전형은 지난 17일 마감이 됐지만, 2차전인 면접이 남아있다는 사실! 그런데 한화 면접에서는 파워포인트 면접도 진행된다는 거 아시나요? 그런데 면접관 앞에서만 서면 긴장해서 갈피를 못잡는데, 파워포인트 자료까지 부실하다면? 으으~ 생각하기도 싫어지는데요. 떨릴 수록 준비는 철저히! 오늘 한화데이즈에서 소개해드린 파워포인트 노하우로 면접관들의 마음을 사로잡아보는 건 어떨까요? ^^

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김용석 | 한화그룹 홍보팀 한화그룹 홍보팀에서 사보를 담당하고 있는 김용석입니다. 이제 막 시작한 신입사원이라 좌충우돌 우당탕탕 정신없이 지내고 있답니다. 늘 사람과 사람 사이에서 진정한 행복이 실현된다고 믿으며 사람에게 최선을 다하기 위해 노력하고 있습니다. 저로 인해 행복하고 따뜻한 마음이 가득찰 수 있도록 해드릴게요^^